[Skills Festival] 5 «tips» para trabajar por tareas y objetivos

francisco-arjona

Vivimos en un entorno cambiante y cargado de incertidumbre, pero queremos resultados concretos y medibles

En este nuevo mundo tiene mucho que ver con el éxito y la calidad del resultado como organizo, priorizo, divido y mido mis tareas en el intervalo que va desde el muy corto plazo hasta los planes y visiones más generales.

Si te sientes identificado con lo anterior, espero que estas 5 ideas te sean de utilidad.

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//Tip 1: Be Agile, my friend

Una mentalidad Agile y sus diferentes marcos de trabajo, prácticas y metodologías para implementar ese “mindset”,  facilitan enormemente el trabajo en contextos de cambio, ambigüedad en los que se necesitan acciones decisivas y rápidas. 

Estamos acostumbrados a la rapidez, queremos todo para mañana o mejor para hoy mismo, sin embargo en nuestra realidad disparamos contra blancos móviles.

La necesidad de hoy puede estar obsoleta mañana, los requerimientos de hoy para mi proyecto de seis meses de duración seguramente habrán cambiado sustancialmente a medida que el proyecto se desarrolla

 

Velocidad

 

Agilidad

Es tan importante disponer de los mecanismos que nos faciliten la velocidad, entendida como evolucionar rápidamente en una dirección, como de  fomentar la agilidad entendida como el cambio de la dirección misma cuando cambian el entorno, las prioridades o el resultado esperado.

Entender e Interiorizar los principios ágiles, contrastando mis prácticas y procedimientos con ellos puede ser un buen comienzo para crear rutinas eficientes y automatizar comportamientos y buenas prácticas de probado éxito.

Este manifiesto es una contribución del mundo del desarrollo de software en el que se usa de forma extensiva, que está cambiando la realidad de importantes entornos de trabajo como banca, educación, gestión de personas.. ,contribuyendo a crear rutinas eficientes y automatizar comportamientos y buenas prácticas de probado éxito.

 

*https://agilemanifesto.org/

 

//Tip 2: Be Flow, my friend

¿Hacia donde vamos?¿A que ritmo?¿Cual es la dirección correcta?¿Cómo se que mi ritmo es el correcto? Son preguntas que deben formar parte de nuestra rutina. Los entornos ágiles disponen de momentos de planificación y retrospectiva en los que decidir juntos, como equipo y con el cliente presente si estamos alineados

No hacerlo, convertirá nuestra supuesta agilidad en caos. Agilidad no es falta de método y rutina, es hacer que ambos sean eficientes y eficaces.

En entornos orientados a proyecto, los marcos de trabajo como scrum facilitan  la elaboración de un backlog de objetivos y tareas para un periodo que va entre una semana y un mes. 

Es en esos eventos en los que el equipo decide qué hacer y cómo hacerlo, es ahí donde nos comprometemos y fijamos un alcance y donde entregamos a cliente. De una buena planificación extraemos una lista de tareas bien definidas y claras que hacen que el equipo se pueda concentrar en su trabajo con el mínimo posible de interrupciones. 

Esto es clave para evolucionar a equipos autogestionados y orientados a objetivos en los que más que contar horas trabajadas acumulemos logros conseguidos y valor para el cliente.

 

* scrum.org

 

En entornos orientados a flujo, mantenimiento, tareas “reactivas”, en las que estamos “a verlas venir”, Lean Thinking, Kanban nos proporcionan herramientas para una priorización eficaz y productiva y hacer “que el ritmo no pare”

Aquí conseguiremos herramientas para:

  • Eliminar bloqueos, trabajar en que los procesos o tareas no se atasquen.
  • Priorizar apropiadamente: Saber siempre que estás trabajando en lo que más valor aporta, por urgencia, por expectativas, crtiticidad, …
  • Que fluya el trabajo,… y la información: Transparencia, radiadores de información, elementos visuales

 

*https://www.adictosaltrabajo.com

 

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//Tip 3: Be Smart, my friend

Construir las tareas de un modo apropiado es importante. Si quieres mover un montón de sacos de arena o una pila de ladrillos, lo normal es que lo hagas poco a poco. Ladrillo a ladrillo, saco a saco  Al empezar todo es grande, inaccesible y a veces imposible… cuando empiezas a mover pequeñas piezas y a subdividir la tarea grande en piezas pequeñas la cosa cambia.

Los proyectos ágiles dividen el trabajo en pequeños trozos, llamados historias de usuario o requerimientos de forma que poco a poco vamos erosionando el alcance inicial.

El valor de esto radica en la entrega periódica y frecuente que facilita el feedback continuo del cliente. Entregar pequeñas piezas de producto terminado con las que podamos aprender y provocar errores lo antes posible… para tener el máximo tiempo posible de resolverlos.

 

https://medium.com/naukri-engineering

 

Una apropiada división y priorización del trabajo puede marcar la diferencia de cara al éxito y el alineamiento con las necesidades del cliente. Facilitando la entrega de los elementos que más valor aportan , a toma temprana de decisiones y el replanteamiento o descarte de lo que no es necesario de forma anticipada y temprana.

Por ejemplo, en Scrum, Las piezas de trabajo que caben dentro de un “sprint” (Periodo entre una semana y un mes), se llaman historias de usuario.Las características de una buena historia de usuario se resumen en el acrónimo INVEST:

I: Independiente: De forma que podamos trabajar en paralelo y después que integrar el trabajo

N: Negociable: No todo está “escrito en piedra”, El plan sirve al proyecto, no el proyecto al plan.

V: Valuable (Tiene valor): Trabajamos en elementos que aportan al proyecto y producto

E: Estimable: Debemos poder entender qué esfuerzo aproximado nos va a suponer realizar la tareas para poder comprometernos a ella y sentar expectativas realistas

S: Small (Pequeña): Facilitando así la entrega temprana y las “quick wins” (logros rápidos) del equipo.

T: Testeable: Criterios claros de cuando algo está terminado y funcionando.

 

Estas piezas de trabajo grandes se subdividen a su vez en tareas más pequeñas, de un tamaño no superior a un día. De esa forma podemos facilitar el compromiso diario y su seguimiento y  permitir al equipo un nivel de planificación y autocontrol a muy corto plazo. Las tareas deben ser SMART:

S: Specific (eSpecífico). Nuestras pequeñas tareas deben ser muy claras y concretas y tener un objetivo claro.

M: Measurable (Medible): Deben tener un principio y un fin, y estimar en tiempo ideal o en puntos cuanto emplearemos en ella.

A: Achievable (Alcanzable): La accesibilidad es importante. Preguntarnos si tenemos todo lo necesario y el conocimiento para terminarla es crítico.

R: Relevant (Relevante): De nuevo, nos hacemos la pregunta de qué valor aporta nuestro trabajo, si la respuesta es no, hablamos de desperdicio.

T: Time-bound (a Tiempo): Las tareas tienen un tiempo máximo esperado. Necesitamos entender si estamos dentro de la estimación o es el momento de pedir ayuda.

 

De forma física o virtual, es fundamental tener visibilidad sobre el trabajo pendiente y en curso. Desde los tableros kanban a utilidades como trello, TFS o Jira, son muchas las opciones abiertas que nos permitirán conseguir transparencia interna.

 

* https://trello.com/

//Tip 4: Do MEASURE, my friend

No es posible mejorar aquello que no puedes medir. Las métricas cotidianas deben ser rutina pero ¡cuidado”:

  • Medir tiene un coste: Desde una mentalidad ágil reflexionemos acerca de qué métricas aportan valor y cuales solo burocracia.
  • Medir no es el objetivo: El propósito es disponer de herramientas para tomar decisiones. Medir de forma descontrolada es desperdicio.

Dos métricas muy potentes usadas por marcos de trabajo como Scrum son:

 

Velocidad del equipo: Estimamos las historias de usuario en puntos de esfuerzo o tiempo ideal, … de forma periódica, por ejemplo, una vez terminado un sprint. Revisamos cuanto de lo que estimamos hemos entregado realmente haciendo un ejercicio comparativo entre lo incialmente estimado y lo real.

La experiencia nos dará una visión cada vez más enfocada de qué se puede esperar del equipo y, sobre todo, desafíos para que cada vez la velocidad sea mayor en cada entrega y el equipo pueda crecer en resultados.

 

 

* scrum.org

Burn Down Chart: Diáriamente los equipos revisan su compromiso y se enfocan en definir cuanto les queda por hacer. Se dice que en marcos de trabajo como Scrum se trabaja a esfuerzo cero, ya que el objetivo es que el trabajo pendiente al terminar cada sprint (periodo entre una semana y un mes) debe ser nulo.

Comenzamos con una serie de horas o puntos de trabajo estimados y cada día vamos restando lo que terminamos, comparándolo con nuestra capacidad ideal y determinando si vamos en la dirección correcta o nos atascamos.

Como podemos ver en la gráfica, idealmente y manteniendo un paso sostenible podemos evolucionar de poco más de 80 horas pendientes a cero entregando paulatinamente según la línea roja.

La realidad es la líneas gris en la gráfica en la que cada día, razonablemente queda menos trabajo pendientes.

Una dinámica saludable y transparente de métricas evita la típica pregunta del “¿Cómo vamos?” y permite corregir desviaciones e incluso entender si sobrará capacidad y habrá que incorporar más trabajo con tiempo suficiente para adaptarse en lugar de  reaccionar a posteriori.

//Tip 5: Be KAIZEN, my friend

Significa literalmente “Cambio a mejor”. Es contrario al “Siempre se ha hecho así”. Si cambia el entorno y no lo hacemos nosotros con él, posiblemente acabaremos empresarialmente extintos.

Una mentalidad inquieta, no conformista y orientada a abordar retos, salir de la zona de confort y pensar “outside the box” es lo que se requiere en nuestro nuevo mundo. Sobrebivirán aquellos que sepan adaptarse, reinventarse e innovar.

“Un paso a la vez”, “Sho-ha-ri”, “Lean Thinking”, conceptos inspiradores del mundo de la industria que aplican en los más avanzados equipos de trabajo. Incorpóralos a tu realidad y toma las riendas de la misma!

Espero que estas sugerencias te hayan sido útiles de cara a mejorar tu proceso interno.

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