[Skills Festival] Herramientas para garantizar los flujos de trabajo

Tanto en un entorno físico, como puede ser una oficina, o en un entorno de teletrabajo, garantizar un correcto flujo de trabajo es indispensable para la consecución de los objetivos de tu organización.

En este sentido, son tres los aspectos clave a tener en cuenta para garantizar una adecuada gestión de este flujo de trabajo:

  • Comunicación entre los miembros de equipo y de otros departamentos.
  • Repositorio común de documentación y edición colaborativa.
  • Gestión completa de tareas (alcance, responsable y fecha de finalización) y proyectos.

El uso de tecnología nos permite ser mucho más eficiente en el desarrollo de estos puntos, siendo dos las aplicaciones que más destacan en este tipo de aplicaciones colaborativas: Microsoft Teams y Slack.

Slack ha sido el software de referencia colaborativo durante muchos años. Sin embargo, en los últimos años y, sobre todo, meses, Microsoft ha apostado muy fuerte por el desarrollo y perfeccionamiento de Teams.

A día de hoy, ambas aplicaciones presentan muchas similitudes en cuanto a diseño y funcionalidades. En este artículo realizaremos una comparación entre ellas, enfocándonos en los aspectos clave para garantizar nuestros flujos de trabajo (comunicación, documentación y gestión de tareas/proyectos).

¿Quieres ver cómo integrarlo en tu empresa?

Solicita una llamada y uno de nuestros expertos te contactará para informarte de los pasos a seguir en tu caso.

//Comunicación entre los miembros de equipo y de otros departamentos

La comunicación entre los miembros de tu equipo y con los diferentes departamentos de tu organización es un factor clave en tu flujo de trabajo diario. La correcta elección del método elegido para comunicación es crítica, no solo para optimizar el tiempo empleado, sino para conseguir el resultado esperado.

Frente a los medios de comunicación habituales (correo electrónico, teléfono y comunicación personal directa), tanto Slack como Microsoft Teams presentan unas ventajas adicionales:

  • Mensajería instantánea individual o por colectivo, a través de la creación de canales y grupos de trabajo específicos. Empleando este medio, reducirás considerablemente el número de correos electrónicos, pero a su vez dejarás constancia escrita y trazabilidad de las comunicaciones.
  • Reuniones por videoconferencia, con la posibilidad, en el caso de Teams, de poder grabarlas para posteriores consultas, o para emplearlas a modo de acta de reunión. En el caso de Slack, su versión gratuita ofrece limitación de llamadas/videoconferencia de 1 a 1, con un máximo de 15 llamadas simultáneas en la versión de pago. En el caso de Teams, su versión gratuita incluye la posibilidad de realizar videollamadas de hasta 250 participantes.

 

//Repositorio común de documentación y edición colectiva

Disponer de un repositorio común de información y documentación es una necesidad si trabajas en equipo.

Aunque ambos sistemas disponen de un almacenamiento específico, también disponen de posibilidades de integración con otros sistemas. La integración de Slack con sistemas de almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive…) ofrece mayores posibilidades que la de Teams, muy enfocada en el entorno Microsoft (OneDrive, Sharepoint…).

Conviene también destacar la robustez que Teams presenta en la edición compartida en tiempo real de documentos. Su excelente integración con Office365 (Word, Excel, Power Point), permite la colaboración y edición en tiempo real de documentos.

 

//Gestión completa de tareas y proyectos

Tanto para la gestión de tu flujo diario como para la planificación  y control de proyectos en los que participen otras personas, es necesario que dispongas de una herramienta y método que facilite la gestión de tareas (alcance, responsable y fecha de finalización).

Posiblemente sea este aspecto en el que Slack y Teams presenten mayor capacidad de mejora, pues no disponen de una funcionalidad propia para resolver esta necesidad. Por el contrario, sí que presentan capacidades de integración con  la mayoría de herramientas específicas de gestión de tareas.

En este sentido, la principal aplicación para gestión colaborativa de tareas con capacidad de integración con ambas plataformas es Trello. El sistema de tarjetas, listas y tableros de Trello permiten organizar y priorizar las tareas y proyectos de forma divertida, flexible y provechosa.

 

//La recomendación de Despiertoos

Tal y como hemos comentado anteriormente, tanto Slack como Microsoft son dos excelentes herramientas para garantizar tu flujo de trabajo, tanto si lo llevas a cabo de manera presencial o en modo de teletrabajo. Las funcionalidades de ambas son muy similares, y nuestra recomendación estará más relacionada con el entorno de aplicaciones con el que habitualmente trabajas:

  • En el caso de que dispongas de una suscripción a Office365 y éste sea su entorno digital habitual (y el de tu empresa), la recomendación de Teams es clara debido a su óptima integración.
  • En caso de querer disponer de una mayor independencia de plataformas, quizás tu elección debería ser Slack. Durante muchos años ha liderado las aplicaciones colaborativas, y eso se nota en un desarrollo muy pulido y amigable al uso.

_¿Hablamos?

Solicita una llamada de uno de nuestros consultores y te guiaremos para implementar estas herramientas en tu caso particular.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *