5 trucos para ser una persona más productiva

La vorágine del trabajo, la vida personal, amistades, familia, ocio, un WhatsApp, un email, una llamada inesperada… son muchas las tareas e impactos a los que estamos expuestos en el día a día. Y es habitual que, debido a ello, perdamos el foco en cuales son nuestros objetivos o tareas más prioritarias. A continuación, te damos cinco trucos que te ayudarán a ser una persona más productiva.

Plantéate objetivos diarios, semanales, mensuales y anuales

¿Qué tengo que hacer mañana? ¿Qué debería hacer antes de que acabe el mes? ¿Cuál va a ser mi gran objetivo de este año? Solo definiendo objetivos podrás marcar un camino para llegar hasta ellos.

Al acabar tu jornada dedica cinco minutos a pensar los objetivos que quieres cumplir al día siguiente. De esta forma, en cuanto te levantes, tendrás claro qué es lo que tienes que hacer.

Apunta en una libreta tus principales objetivos para este mes y para este año. Piensa qué debes hacer para conseguirlo y qué aspectos de tu vida debes cambiar para alcanzar esos objetivos.

Por ejemplo: “El próximo mes quiero tener al día todos mis apuntes”. Para ello, bloquea dos horas de tu día a organizar tus apuntes, a pasarlos a limpio y a repasarlos. Así, después de algunas semanas de trabajo, llevarás al día todos tus apuntes.

Prioriza

Asume que no vas a poder con todo. Que habrá tareas que tendrás que hacer mañana o que simplemente, tendrás que obviar porque no son importantes. El primer paso para ser una persona productiva y organizada es saber priorizar tus tareas.

¿Cuáles son las tareas más importantes? Céntrate en las tareas clave: aquellas que son el corazón de tu trabajo, las que generan resultados claros, las que te hacen avanzar y las que te producen más satisfacción.

El resto de tareas, esas más periódicas y que puedes hacer casi con los ojos cerrados, intenta reducirlas en cuanto a frecuencia y dedicación. Déjalas para los ratos libres.

Recuerda: son las tareas clave son las que van a marcar el éxito en tu día a día. Las tareas repetitivas, no.

[bctt tweet=»Recuerda: cumplir con tus tareas clave es lo que te va a hacer una persona más productiva.» username=»despiertoos»]

Utiliza herramientas

Las herramientas de productividad y organización personal son tus aliadas. Ya sea una agenda, una libreta o una aplicación en tu teléfono móvil. Son tus aliadas porque te permiten tomar decisiones para priorizar sobre qué tareas hacer antes, cuáles son más importantes y cuáles puedes dejar para después.

Algunas herramientas interesantes que te ayudarán a organizar y planificar tu día a día son Trello, Evernote, Asana, Gtask, Google Calendar, Outlook o Google Contacts.

Cuando introduzcas tus tareas puedes establecer prioridades (muy importante, importante, menos importante…) y plazos límite. Asimismo, los recordatorios juegan un papel fundamental, pues te avisarán cuando es el momento de hacer algo.

La gran ventaja de las herramientas digitales es que son multidispositivo. Puedes utilizarlas desde tu ordenador y, a la vez, tenerlas a mano siempre en tu teléfono móvil.

Aunque el método tradicional de agenda o libreta es igual de efectivo. Cuando veas todas tus tareas escritas, podrás establecer prioridades. Al lado de cada tarea puedes poner un número del 1 al 5 para definir cuánto de importante es. ¡Una vez que hayas completado una tarea, date la satisfacción de tacharla de la lista!

Recuerda: el uso de herramientas te ayuda a priorizar sobre qué tareas son más importantes. Juega con el uso de recordatorios, plazos límite y sincroniza tus dispositivos para tener estas herramientas siempre a mano.

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Lleva la iniciativa de tu agenda

Piensa durante un segundo: ¿cuándo fue la última vez que un email inoportuno, un WhatsApp inadecuado o un cliente solicitando un cambio de última hora han hecho añicos la planificación de tu día?

Tu agenda la configuras tú. Eres tú la única persona que puede alterarla. Tendrás que aprender a decir que no y a alejar de ti a los ladrones de tiempo que interrumpen tus horas de máxima productividad.

Aunque parezca complejo, no lo es. Por ejemplo, para evitar que el email estropee tu día, puedes reservar 30 minutos al principio de tu jornada y otros 30 minutos al final de la misma para responder emails. El resto del tiempo, desactiva las notificaciones.

Con el teléfono móvil ocurre lo mismo. Desactiva las notificaciones para que nada ni nadie te interrumpa mientras estás concentrado.

Recuerda: has de ser tú quien marque el ritmo de tu agenda. Identifica los factores que interrumpen tu planificación y toma las medidas necesarias para que estos no se crucen en tu camino.

Cuida tu información

¿Cuánto tiempo has perdido buscando cosas que necesitas? Ya sean las llaves al salir de casa, una fotografía en tu teléfono móvil, el Power Point que preparaste el año pasado y ahora necesitas revisar o los apuntes del primer cuatrimestre.

Localizar con facilidad las cosas que necesitas es una característica indispensable para ser una persona más productiva. Aquí entra en juego el concepto de la organización. Es fundamental que sepas organizar todas tus cosas, ya sean físicas (libros, apuntes, objetos personales…) o virtuales (fotografías, documentos, canciones…) para que, a la hora de buscarlas, puedas dar con ellas en cuestión de segundos.

Pero… ¿cómo hacerlo? Busca criterios que te ayuden a establecer categorías. Por ejemplo:

  • Para las cosas de tu ordenador o teléfono móvil: organiza tus archivos por temática (fotos, vídeos, música…), por meses, por años…
  • Para las cosas físicas: agrupa los objetos. Por ejemplo, deja tu cartera y tus llaves en el mismo lugar cuando llegues a casa, ordena tus libros por temáticas o por orden alfabético, coloca todas tus zapatillas en el mismo lugar.

Para las cosas virtuales también es recomendable hacer copias de seguridad. Y, si utilizas accesorios como discos duros, prepara un documento con un índice que recoja qué cosa haya en cada disco duro.

Recuerda, la clave para cuidar tu información es que siempre tengas claro dónde están las cosas que necesitas. Que los recursos que necesites estén a mano e inviertas el mínimo tiempo posible en localizarlos cuando te hagan falta.

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